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Den Finger am Puls haben, oder: Was kostet die IT für Ihre Zweigstellen?

Cloud-Services sind nicht nur ein Kopfschmerzmittel für die Manager von Unternehmen mit mehreren Standorten. Cloud-Services ermöglichen darüber hinaus auch erhebliche Kosteneinsparungen.

Je größer ein Unternehmen ist, desto schwieriger ist es zu steuern. Verfügt ein Unternehmen über ein weitverzweigtes Netz aus Zweigstellen, so benötigt die Unternehmensleitung ausgeklügelte Managementtechniken, um immer den Finger auf dem Puls zu haben und keine der oft weit vom Hauptsitz entfernten Zweigstellen allzu frei in eine unerwünschte und ggf. unrentable Richtung abdriften zu lassen. Daran, dass IT das Mittel der Wahl zur Lösung dieser Herausforderung ist, zweifelt schon längst niemand mehr. Allerdings betrachten viele Top-Manager weitverzweigter Unternehmen die Budgets Ihrer IT-Abteilungen mit großem Unwohlsein: Je mehr Zweigstellen das Unternehmen hat, desto kostspieliger wird es, die IT-Infrastruktur überall auf dem nötigen Niveau zu supporten. Von der Aktualisierung und Modernisierung der IT ganz zu schweigen.

Die IT-Infrastruktur weitverzweigter Unternehmen muss eine Reihe konkreter Aufgaben lösen. Die vordringlichste davon ist die Konsolidierung der Arbeitsplätze: Selbst, wenn Tausende Kilometer die Zweigstellen trennen, muss ein Mitarbeiter in einer Zweigstelle dieselben Zugriffsmöglichkeiten haben wie ein Spezialist im Hauptsitz. Notwendig ist ferner ein elektronischer Dokumentenumlauf innerhalb des Unternehmens, da andernfalls weit vom Hauptsitz entfernten Zweigstellen das Schicksal Alaskas im Zarenreich droht, das nach Meinung zahlreicher Historiker unter anderem deswegen sehr günstig an die USA verkauft wurde, weil es aufgrund der monatelangen Laufzeiten von Befehlen des Zaren quasi unregierbar war.

Auch mit Behörden und Kunden erfolgt heutzutage häufig ein elektronischer Datenaustausch. Auch dieser benötigt Support. Und dieser Datenaustausch muss maximal transparent sein, denn verspätete oder unstimmige Kommunikation mit den Behörden kann Strafzahlungen oder Steuerprüfungen hervorrufen; im Falle von Kunden ist sie in der Regel gleichbedeutend mit entgangenem Gewinn. Daher muss für alle Zweigstellen, die Zugang zur Auftragsdatenbank benötigen, ein konsolidierter Zugangspunkt existieren. Die Mitarbeiter müssen die Möglichkeit haben, Warenbewegungen zu verfolgen, zu prüfen, ob Waren auf Lager sind, Zahlungen zu kontrollieren und vieles mehr – und möglichst all das online und in Echtzeit, damit es beispielsweise nicht vorkommen kann, dass eine Filiale etwas verkauft, was sich schon lange nicht mehr auf Lager befindet, nur weil die Datenbank nicht auf dem neusten Stand war.

Aber auch die Sicherheit darf nicht vernachlässigt werden. Die Rede ist hier insbesondere von dem Schutz vor Wirtschaftsspionage und vor der Kompromittierung persönlicher Daten, zwei durchaus nicht seltene Arten von Bedrohungen. Für weitverzweigte Unternehmen ist es besonders wichtig, einen vielschichtigen und umfassenden Schutz der Daten des Unternehmens zu gewährleisten.

Ganz allgemein müssen alle mit Support und Entwicklung der Unternehmens-IT in Zusammenhang stehenden Schritte darauf ausgerichtet sein, die Entscheidungsfindung im Unternehmen zu beschleunigen, was sich unmittelbar auf die betriebliche Effizienz auswirkt. Das alles kann sehr kostspielig werden. Einen Ausweg aus dieser Situation bietet Cloud-Technologie, die inzwischen quasi in aller Munde ist. Der Einsatz von Cloud-Lösungen ist nicht nur bequem, sondern er bringt auch zahlreiche Vorteile mit sich – insbesondere für weitverzweigte Unternehmen.

Nehmen wir als Beispiel ein Unternehmen mit drei Zweigstellen, in denen je 20 Mitarbeiter beschäftigt sind. In jeder Filiale arbeiten zwei IT-Spezialisten, deren Gehalt 2500 € im Monat beträgt. Die Server für den Betrieb der Firmen-IT kosten 15 000 €. Zusätzliche Kosten fallen für die Software-Grundausstattung an, das sind noch einmal ca. 27 000 €. Unter Berücksichtigung der Abschreibungen und der Anschaffungskosten für neue Software summieren sich die monatlichen Ausgaben einschließlich der Lohnkosten für die IT-Spezialisten auf €11000 bis €20000 – eine, vorsichtig ausgedrückt, nicht geringe Summe.

Bei Umstieg auf eine Cloud-Plattform erübrigen sich die zwei hoch bezahlten IT-Spezialisten; statt ihrer können „normale“ Mitarbeiter eingestellt werden, deren Lohnkosten deutlich niedriger sind. Außerdem fallen Kosten für teure Hardware und die Software-Grundausstattung weg. Unterm Strich reduzieren sich die monatlichen IT-Kosten um 1000 bis 3000 €; gleichzeitig steigt aber die Zuverlässigkeit der gesamten IT-Umgebung des Unternehmens.

Beschäftigt sich nun aber das Management näher mit der Cloud, so treten gleich mehrere Probleme auf den Plan, die meist kräftig an der Attraktivität dieser neuen Technologie kratzen. Das Erste, was der Top-Manager sieht, ist die Gefahr von Betriebsunterbrechungen im Zusammenhang mit der Notwendigkeit einer Umstrukturierung der Geschäftsabläufe und umfangreicher Mitarbeiterschulungen. Gerade bei weit von der Zentrale entfernten Zweigstellen kann dies nicht geringe Probleme verursachen. Der nächste Albtraum eines jeden Managers sind Sicherheitslecks. Der Zugriff auf die Systeme des Unternehmens ist passwortgeschützt, und das heißt, dass ein Mitarbeiter, der das Passwort kennt, von jedem beliebigen Gerät aus auf die Systeme zugreifen und wichtige oder vertrauliche Daten kopieren kann. Verlorene, zurückgelassene und gestohlene Geräte sind nach wie vor eine der häufigsten Ursachen für Informationslecks. Dabei schlägt sich ein Verlust von Daten unweigerlich als realer Verlust in den Büchern des Unternehmens nieder. Bei Abwägung all dieser „Kontras“ fällt die Entscheidung häufig gegen den Einsatz von Cloud-Technologie.

Dabei gibt es eine Lösung für die genannten Probleme: ein einheitliches System für gemeinsamen Zugriff auf eine kontrollierte IT-Umgebung, wobei die IT-Infrastruktur de-facto outgesourct wird. Neben der Möglichkeit einer Datenspeicherung in der Cloud bietet eine solche Lösung auch einen mehrstufigen Schutz der Daten: Alle Daten werden auf einem separaten Volume gespeichert, der Zugriff erfolgt via Thin-Clients, wobei der Datenverkehr verschlüsselt ist und zur Zugangskontrolle Mehrfaktor-Authentifzierung zum Einsatz kommt. Als Bonus erhält das Unternehmen eine Office-Telefonanlage mit Direktdurchwahl und zahlreichen Business-Features, unbeschränkten High-Speed-Internetzugang und Zugriff auf eine große Auswahl an Business-Software.

Der laufende Betrieb muss für die Einführung einer solchen Lösung nicht unterbrochen werden. Das Unternehmen erhält vom Cloud-Anbieter sofort einsatzbereite Arbeitsplätze, die praktisch keine Umschulungsmaßnahmen erfordern, weil sich für die Endanwender nichts ändert. Die Oberfläche an einem gewöhnlichen Arbeitsplatz sieht genau so aus wie das gewohnte Windows-Betriebssystem. Auch um Software-Updates muss sich niemand in der Firma mehr kümmern: Diese Frage fällt in den Verantwortungsbereich des Cloud-Service-Providers.

Support für Endanwender und Systempflege erfolgen ebenfalls rund um die Uhr durch qualifizierte Spezialisten des Service-Providers. Vorbei sind also Sorgen wegen Krankenständen oder Urlaubszeiten der IT-Mitarbeiter.

Unter Strich kann das Unternehmen mit einer solchen Lösung unabhängig von der Zahl seiner Zweigstellen seine Geschäftsabläufe unterbrechungsfrei konsolidieren, die Effizienz der Mitarbeiter und des Managements steigern und die Sicherheit kritischer Daten des Unternehmens erhöhen. Das Unternehmen wird dadurch konkurrenzfähiger – und genau deswegen sagen Experten die Cloud im Business-Segment eine große Zukunft voraus.

Roman Kuznetsov @ 30.07.2014

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